Masa Berlaku dan Perpanjangan Lisensi Petugas P3K

Lisensi petugas P3K berlaku 3 tahun sejak diterbitkan dan dapat diperpanjang. Perpanjangan diajukan sebelum masa berlaku habis, dengan melampirkan dokumen persyaratan dan laporan kegiatan selama memegang lisensi. Bagi perusahaan, memantau tanggal ini sama pentingnya dengan mengirim karyawan ke pelatihan first aid pertama kali.

Apa dasar ketentuan masa berlaku lisensi?

Permenakertrans No. PER.15/MEN/VIII/2008 mewajibkan petugas P3K memiliki lisensi dan buku kegiatan, lalu menyerahkan pengaturan pedoman pelatihan dan pemberian lisensi kepada Direktur Jenderal. Pedoman itu tertuang dalam Keputusan Dirjen Pembinaan Pengawasan Ketenagakerjaan No. KEP.53/DJPPK/VIII/2009, yang antara lain menetapkan:

• lisensi berlaku 3 tahun sejak tanggal diterbitkan;
• lisensi dapat diperpanjang dengan mengajukan permohonan, dokumen persyaratan, dan laporan kegiatan selama masa lisensi;
• permohonan perpanjangan diajukan sebelum masa berlaku berakhir. Pedoman tersebut menyebut tenggat satu bulan sebelum habis.

Kebijakan teknis dan sistem pengajuan dapat diperbarui dari waktu ke waktu. Konfirmasikan ketentuan terbaru kepada instansi ketenagakerjaan atau penyelenggara pelatihan sebelum mengajukan.

Apa bedanya sertifikat, lisensi, dan buku kegiatan?

Yang sering diperiksa pengawas dan auditor adalah lisensi yang masih berlaku serta buku kegiatan yang terisi.

Dokumen apa yang disiapkan untuk perpanjangan?

Daftar pastinya mengikuti ketentuan yang berlaku saat pengajuan. Yang umumnya diminta:

• surat permohonan perpanjangan dari perusahaan;
• lisensi lama, asli atau salinannya;
• buku kegiatan dan laporan kegiatan P3K selama masa lisensi;
• fotokopi KTP;
• pas foto terbaru sesuai ketentuan;
• surat keterangan masih bekerja di perusahaan dan tetap ditunjuk sebagai petugas P3K;
• surat keterangan sehat, bila diminta;
• sertifikat penyegaran, bila dipersyaratkan.

Apa isi laporan kegiatan?

Laporan kegiatan merangkum apa yang dilakukan petugas selama tiga tahun. Sumbernya adalah buku kegiatan. Isinya dapat mencakup:

• kasus yang ditangani: tanggal, jenis kejadian, tindakan, dan tindak lanjut;
• pemeriksaan dan pengisian ulang kotak P3K;
• perawatan ruang P3K dan alat evakuasi;
• keikutsertaan dalam latihan tanggap darurat;
• penyuluhan atau sosialisasi P3K kepada karyawan;
• pelatihan penyegaran yang diikuti.

Petugas yang tidak pernah menangani kasus tetap memiliki bahan laporan dari kegiatan perawatan fasilitas dan latihan. Karena itu, biasakan mengisi buku kegiatan setiap kali melakukan pemeriksaan, bukan hanya saat ada kecelakaan.

Bagaimana alur perpanjangannya?

1. Enam bulan sebelum berakhir: HRD atau HSE memeriksa daftar lisensi dan menentukan siapa yang diperpanjang dan siapa yang diganti.
2. Tiga bulan sebelum berakhir: petugas merapikan buku kegiatan dan menyusun laporan; perusahaan menyiapkan surat-surat.
3. Dua bulan sebelum berakhir: ikuti penyegaran bila diperlukan; periksa kelengkapan berkas.
4. Sebelum tenggat: ajukan permohonan melalui jalur yang berlaku, langsung atau melalui penyelenggara.
5. Setelah terbit: perbarui daftar lisensi, papan informasi petugas P3K, dan arsip.

Jadwal di atas adalah saran praktis, bukan ketentuan peraturan. Tujuannya memberi ruang bila ada berkas yang perlu diperbaiki.

Bila perusahaan ingin proses ini didampingi, tersedia layanan perpanjangan lisensi petugas P3K.

Bagaimana bila lisensi terlanjur habis?

Perlakuan terhadap lisensi yang sudah lewat masa berlakunya mengikuti kebijakan instansi ketenagakerjaan. Kemungkinannya berkisar dari pengajuan dengan persyaratan tambahan sampai keharusan mengikuti pelatihan kembali. Langkah yang disarankan:

1. Jangan menunda. Segera tanyakan ketentuannya kepada instansi atau penyelenggara.
2. Periksa apakah rasio petugas P3K perusahaan masih terpenuhi tanpa petugas tersebut. Lihat rasio jumlah petugas P3K per jumlah pekerja.
3. Bila tidak terpenuhi, jadwalkan pelatihan untuk petugas pengganti atau petugas yang sama.

Bagaimana bila petugas pindah atau berhenti?

Lisensi petugas P3K terkait dengan penunjukan di perusahaan tempat ia bekerja. Bila petugas mengundurkan diri, dimutasi ke lokasi lain, atau tidak lagi bersedia, perusahaan perlu:

• menunjuk pengganti dan mengirimnya ke pelatihan petugas P3K sertifikasi Kemnaker RI;
• memperbarui papan informasi nama dan lokasi petugas;
• menghitung ulang kebutuhan per shift dan per area.

Untuk petugas yang pindah perusahaan dan ingin tetap bertugas, tanyakan ketentuan perubahan data atau pengajuan baru kepada instansi yang berwenang.

Perpanjangan administrasi saja tidak cukup

Tiga tahun adalah waktu yang panjang untuk keterampilan yang jarang dipakai. Kemampuan melakukan RJP, misalnya, menurun dalam hitungan bulan bila tidak dilatih. Karena itu, banyak perusahaan menambahkan:

• latihan singkat RJP dan AED setiap enam atau dua belas bulan;
• simulasi kasus dalam latihan tanggap darurat;
• kelas Basic Life Support (BLS) sebagai penyegaran;
• sesi berbagi pengalaman antarpetugas setelah ada kejadian.

Catat kegiatan ini dalam buku kegiatan. Selain menjaga kompetensi, catatan tersebut memperkuat laporan saat perpanjangan.

Cara memantau masa berlaku lisensi

Buat daftar induk sederhana yang memuat:

Pasang pengingat di kalender bersama HRD dan HSE. Tinjau daftar ini dalam rapat P2K3 secara berkala.

Kesalahan yang sering terjadi

• Tidak ada yang ditugasi memantau tanggal berakhir lisensi.
• Buku kegiatan kosong sehingga laporan sulit disusun.
• Berkas baru disiapkan pada minggu terakhir.
• Petugas yang sudah keluar masih tercantum di papan informasi.
• Mengandalkan satu petugas tanpa cadangan saat lisensinya dalam proses.
• Memperpanjang lisensi tanpa menyegarkan keterampilan.

Referensi

• Permenakertrans No. PER.15/MEN/VIII/2008 tentang Pertolongan Pertama pada Kecelakaan di Tempat Kerja
• Keputusan Dirjen Pembinaan Pengawasan Ketenagakerjaan No. KEP.53/DJPPK/VIII/2009 tentang Pedoman Pelatihan dan Pemberian Lisensi Petugas P3K di Tempat Kerja
• UU No. 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja